- к-Темы
- 30.11.20
Руководители адвокатского бюро: «Переходить на удаленный формат было тяжело, потому что мы работаем с людьми напрямую»
Партнер, операционный директор Эльмира Кондратьева и директор по маркетингу Дарья Лопашенко, представляющие адвокатское бюро Forward Legal в Москве, рассказали ФОМ об особенностях работы юристов во время пандемии, способах стабилизации прибыли и развитии «мягких» навыков
Адвокатское бюро Forward Legal было образовано в 2014 году, но его история началась раньше: партнеры оказывают юридические услуги бизнесу с начала 2000-х годов. В настоящее время в компании работают более 40 сотрудников, среди которых 21 адвокат, их помощники и другие юристы. Среди клиентов компании – Сбербанк, А1, X5, «Акрон», ПИК, «ВымпелКом», ОГК-2, Государственная Третьяковская галерея.
Особенности работы в условиях карантина
Компания Forward Legal занимается сложными спорами как в российских арбитражных судах, так и за рубежом, а также делами, исход которых определяют победы в суде: банкротства, корпоративные конфликты, приобретение и реструктуризация проблемных активов. Большинство клиентов бюро – представители среднего и крупного бизнеса. Специфика деятельности Forward Legal – в работе преимущественно со сложными делами, с которыми другие юристы помочь не могут.
Эльмира Кондратьева, партнер, Дарья Лопашенко, директор по маркетингу
Эльмира Кондратьева: «Мы – «юридические реаниматологи». Мы не ходим в суды общей юрисдикции, не занимаемся мелкими спорами. К нам приходят, когда уже все проиграно, а завтра заседание – и надо что-то сделать. Мы пытаемся спасти ситуацию, когда остальные юристы от этого отказались».
Как отмечают Эльмира Кондратьева и Дарья Лопашенко, сотрудники адвокатского бюро часто находятся в разъездах. Условия режима самоизоляции не распространялись на адвокатов, что связано с особенностями их деятельности. Адвокаты Forward Legal лишь незначительное время работали на «удаленке», в основном они продолжали ездить в офис и в командировки, пока это было возможно: до весеннего закрытия судов.
Эльмира Кондратьева: «На нас карантин не распространялся в полной мере. Адвокаты не работают по трудовому договору: их статус близок к статусу индивидуального предпринимателя. Кроме того, мы особо защищены законом. Поэтому нам никто не запрещал работать. Но, когда суды закрылись, это, конечно же, отразилось на нашей деятельности».
Закрытие судов, по словам Эльмиры Кондратьевой, – худший сценарий развития событий для клиентов. Заседания переносятся и решение вопросов откладывается на неопределенный срок. Другая сложность – различия в графике работы судов в разных регионах в период пандемии. Так, например, случались ситуации, когда Московский суд работал, а Московский областной – нет.
Информация об изменениях в работе судов публиковалась хаотично, в разных регионах существовали разные ограничения. На этом фоне адвокатское бюро запустило новый бизнес-процесс. Для удобства сотрудников и клиентов были созданы онлайн-таблицы, объединяющие данные о новых нюансах работы судов в регионах.
Дарья Лопашенко: «Мы делали таблицы, где расписывали, в каком субъекте как работает суд, что нужно юристу для того, чтобы туда попасть. И давали доступ клиентам к этим таблицам. В публикуемой в интернете информации было очень сложно ориентироваться: все было разбросано на сайтах разных судов».
Во время пандемии некоторые судебные заседания стали проводиться в удаленном формате. Эльмира Кондратьева признается, что присутствие на суде онлайн требует от специалистов владения не только профессиональными, но и «мягкими» навыками.
«Мягкие», или «гибкие» навыки (от английского soft skills), – совокупность дополнительных неспециализированных навыков, которые способствуют эффективному рабочему процессу (умение вести переговоры, обучаемость, креативность, навыки командной работы). «Жесткими» (от английского hard skills), в свою очередь, являются профессиональные навыки.
Становится важным не просто яркое, живое выступление, но умение считывать настроения участников процесса. В особенности это касается приоритетного направления деятельности бюро – сложных дел, решение по которым не может быть принято за одно заседание. Удаленная коммуникация осложняется возможными неполадками в соединении. Вместе с тем онлайн-режим позволяет подключить к заседанию несколько участников команды, которые будут страховать друг друга и внимательно следить за происходящим.
Эльмира Кондратьева: «С началом пандемии судебные заседания и встречи с клиентами все чаще становятся удаленными. Общение остается важным, но оно становится другим. Мы стараемся, чтобы к Zoom подключились несколько человек, дабы проконтролировать технические нюансы и проследить психологические аспекты поведения всех участников процесса».
Эльмира Кондратьева и Дарья Лопашенко отмечают, что юристы Forward Legal постоянно ведут таймшиты.
Таймшит (от английского timesheet) – способ учета рабочих часов, обычно в табличном формате. Сейчас чаще всего используются цифровые таблицы.
Это позволяет проанализировать изменения в работе. Например, с февраля по март и с апреля по май сотрудники стали тратить меньше времени на суды и подготовку к ним. Частично это было связано с тем, что суды были закрыты. Освободившееся время уходило на более детальную работу с документами, заключениями. Позиция компании заключалась в том, чтобы независимо от ситуации обеспечивать определенную загрузку сотрудникам. Отсутствие спешки и срочности позволяло адвокатам тщательнее анализировать дела, а также готовить для клиентов информационные материалы об изменениях в законодательстве.
Эльмира Кондратьева: «В компании ведутся таймшиты, благодаря которым мы увидели, что стали существенно меньше времени тратить на суды, подготовку к ним. Однако у нас намного больше времени стало уходить на заключения, изучение документов, проработку позиции. Все спокойно сели за аналитику. Для наших адвокатов начались золотые времена: когда на разработку позиции есть неделя – это просто рай».
Изменения прибыли во время пандемии: способы стабилизации
Ограничительные меры, несомненно, повлияли на деятельность бюро Forward Legal. Суды не работали. Многие клиенты не торопились заключать сделки в ситуации неопределенности. В первый месяц пандемии новых клиентов стало меньше. Тем не менее команде Forward Legal удалось сохранить баланс: уменьшение количества работы с клиентами было компенсировано решением внутренних задач.
Эльмира Кондратьева: «У нас просело количество клиентских проектов по сравнению с февралем-мартом где-то процентов на 20. Как только мы поняли, что работы с клиентами станет чуть меньше, мы загрузили всех юристов внутренней работой».
По сравнению с прошлым годом объем выручки за весенние месяцы, по предварительным подсчетам, упал. Во второй половине лета и осенью спрос на услуги юристов вырос, поэтому, по ожиданиям Эльмиры Кондратьевой, общие результаты должны быть не хуже прошлогодних. В итоге, несмотря на пандемию, работа не останавливалась. Более того, в Forward Legal продолжали расширять штат.
Эльмира Кондратьева: «По предварительным цифрам за весенний период мы видим, что выручка у нас немного просела, где-то на 10–20%. Мы считаем, что это просто суперский результат в условиях пандемии и карантина. Несмотря на проблемы, мы продолжили набирать людей, потому что работы было достаточно. Из-за кризиса очень многие юристы оказались на улице, и они начали приходить к нам».
Кризисная ситуация затронула и ценообразование на рынке юридических услуг. Во-первых, бюро стало чаще работать по системе предоплаты. Во-вторых, компания стала чаще предлагать клиентам оплату услуг на основе гонорара успеха. Так клиент меньше рискует: он оплачивает минимальную стоимость работ, если юрист проигрывает суд.
Гонорар успеха – тип оплаты юридических услуг, подразумевающий дополнительное вознаграждение для юриста в случае победы в суде.
При этом система оплаты услуг адвокатского бюро остается прозрачной: стоимость представления интересов клиентов в судах разных уровней фиксированная, ее можно узнать на сайте компании.
Что изменилось во взаимодействии с клиентами
Адвокатское бюро Forward Legal ориентировано на работу со средним и крупным бизнесом, поэтому с введением ограничительных мер там стали следить за изменениями в законодательстве и оперативно информировать клиентов о них. Эльмира Кондратьева отмечает, что команда бюро ориентировалась на специфику бизнеса в подготовке справочного материала о новых законах.
Эльмира Кондратьева: «Мы отвечали на конкретные запросы, понимая специфику бизнеса клиентов. На протяжении пары месяцев раз в неделю делали памятки – мы это называли «маркетинг». Для того чтобы сделать качественную памятку, надо было понять, является то или иное событие существенным изменением обстоятельств или нет, как следует подумать над законом».
Период с апреля по май был особенно непростым для тех, кто работает с крупным бизнесом. Законодательство менялось быстро: иногда несколько раз в течение дня. Сотрудники бюро потратили много времени на разъяснения нюансов, обсуждения с клиентами грамотного реагирования на вызовы. В подобных условиях компания Forward Legal стала не просто исполнителем, но советником, доверенным лицом.
Дарья Лопашенко: «Огромное количество времени уходило на взаимодействие с клиентами, разъяснения происходящего и того, как компаниям следует или не следует реагировать. Мы почувствовали себя доверенными лицами, к которым приходят, когда возникают сложные ситуации и их нужно обсудить».
В силу специфики сферы деятельности, юристы часто работают с сенситивной информацией. Бюро Forward Legal – не исключение, поэтому введение ограничительных мер усложнило коммуникацию с заказчиками. Не все клиенты были готовы обсуждать вопросы онлайн. Поэтому часто сотрудники бюро шли им навстречу. Тем не менее дистанционное обсуждение было в приоритете: удаленное общение значительно экономило время.
Эльмира Кондратьева: «Один из уроков, который мы вынесли из пандемии: дистанционное общение очень экономит время – и этим надо пользоваться. Конечно, невозможность увидеться лично затруднила работу в силу сенситивности информации, которую предоставляют клиенты. Но, как показала жизнь, какой бы ни была информация, в большинстве случаев ее можно обсудить удаленно».
Ценности командной работы
По словам Эльмиры Кондратьевой, переходить на удаленный режим работы было трудно, потому что деятельность компании строится на прямом взаимодействии с людьми. Суды, общение с клиентами, работа в офисе, обучение базируются на личной коммуникации, и резкое прекращение этих процессов требовало адаптации. В Forward Legal решили практиковать ежедневное онлайн-общение для обсуждения дел компании.
Эльмира Кондратьева: «Когда мы перешли на «удаленку», стало понятно, что, если сейчас перестать общаться даже в Zoom, людям будет тяжело. И мы взяли за правило раз в день созваниваться всем вместе. Это хороший опыт командообразования. Так что этот карантин даже в чем-то помог».
В компании много внимания уделяют обучению: каждый новый сотрудник знакомится с правилами юридического письма, учится публичным выступлениям. Компания также организовывает для сотрудников курсы по базовым управленческим навыках и управлению проектами. Работа в бюро строится по проектному принципу, поэтому важно, чтобы каждый сотрудник понимал основы управления и мог самостоятельно заниматься ведением проекта. Еще один обязательный в Forward Legal курс, направленный на развитие «мягких» навыков, посвящен эмоциональному интеллекту. По словам Эльмиры Кондратьевой, владение подобными навыками позволило сотрудникам компании быстро привыкнуть к удаленному режиму работы. На время карантина все обучение пришлось перевести на «удаленку», а сейчас удается проводить курсы в смешанном формате: онлайн и офлайн.
Эльмира Кондратьева: «Мы провели несколько серий курса «Базовые управленческие навыки», где рассказывали, как надо планировать работу, устанавливать дедлайны, что делать, чтобы они не срывались, и что делать, если они сорваны. И когда мы перешли на «удаленку», люди оказались к ней готовы, потому что уже знали, как работать эффективно».
Для компании важно, чтобы сотрудники не только владели «мягкими» и «жесткими» навыками, но и разделяли корпоративные ценности. Для Forward Legal это понимание принципов командной работы, разделение обязанностей и взаимопомощь также способствовали безболезненному переходу на удаленную работу.
О перспективах
Ограничительные меры продолжают действовать, и в компании стремятся неукоснительно их соблюдать. Рабочие процессы не прекращаются, но с соблюдением рекомендаций по индивидуальной защите. С открытием судов количество заседаний возросло. В Forward Legal ожидают, что данная тенденция будет сохраняться как реакция на простой в начале карантина.
Эльмира Кондратьева: «Мы приезжаем на работу с соблюдением мер предосторожности, продолжаем ходить по судам, ездить в командировки. Меры индивидуальной защиты стали нормой жизни, нам это уже не страшно. Если опять закроют суды, это будет плохо в первую очередь для клиентов, потому что важно не просто выиграть суд – важно выиграть его вовремя».
Адвокатскому бюро Forward Legal удалось достаточно успешно пройти через сложный период действия ограничительных мер, и в компании нацелены на сохранение и улучшение достигнутых результатов. Как показал опыт Forward Legal, не стоит бояться перехода на удаленный режим, поскольку во многих случаях данный тип общения значительно экономит время и другие ресурсы. Для успешного преодоления любых трудностей необходимо иметь доверительные отношения с сотрудниками, разделять общие ценности и способствовать развитию «мягких» навыков коллег.
Пандемия коронавируса изменила привычный уклад как личной, так и профессиональной жизни: для многих изменения стали кардинальными. В условиях глобального кризиса перед людьми встала необходимость адаптации к меняющимся условиям. Руководители должны ответственно подходить к решению проблем, их задача – показать сотрудникам, что работа есть и компания не закроется.
Введение ограничительных мер оказало сильное воздействие на те сферы, где важно личное взаимодействие с клиентами. Как показывает приведенный кейс, переход на дистанционный режим работы имеет и плюсы, и минусы. С одной стороны, это эффективный способ экономии временных и других затрат. С другой – проблемы при работе с сенситивной информацией, которую многие клиенты решаются сообщать только при личной встрече.
Опыт адвокатского бюро показал, что временное закрытие судов не означает прекращения деятельности. Освободившееся время можно использовать эффективно. Например, заняться решением внутренних задачам. Не стоит забывать о необходимости развития «мягких» навыков сотрудников, их дополнительном профессиональном обучении. Один из главных принципов преодоления трудностей – стараться не останавливать работу, приспосабливаться к изменениям. Наконец, важно поддерживать позитивной настрой сотрудников. Команда – единый механизм, от работы каждой из его частей зависит успех, выживаемость компании. Следуя одним целям, разделяя общие ценности, можно преодолеть любые сложности.