- к-Темы
- 25.03.21
Генеральный директор IT-компании «Бакка Софт»: «Пандемия заставила быстрее принимать решения»
Иван Семчук – о борьбе с неопределенностью, кадровой политике компании и трендах в IT-отрасли
Компания «Бакка Софт» – разработчик мобильных приложений и мобильный интегратор. Последние шесть лет она специализируется на разработке мобильных и web-приложений для бизнеса и государственных структур. А также осуществляет консалтинг в области enterprise mobility (корпоративной мобильности)* и обеспечивает техническую поддержку решений.
Штат компании составляет порядка 60 человек. Штаб-квартира находится в Москве, но команда распределена по 12 городам России.
*Enterprise mobility (корпоративная мобильность) – набор интегрированных процессов и технологий для использования мобильных устройств в корпоративной среде.
Снижение спроса со стороны клиентов в самом начале пандемии
Компания «Бакка Софт» позиционирует себя как мобильный интегратор для крупных государственных и коммерческих структур, занимается цифровизацией их внутренних процессов, разработкой и развитием концепций корпоративной мобильности. Эта сфера обладает определенной спецификой: в зависимости от сложности задачи клиенту может предлагаться не одно решение, а их комплекс.
«Мы обеспечиваем должный уровень цифровизации, предоставляя сотрудникам дополнительные интерфейсы, позволяющие выполнять работу с мобильных устройств с соблюдением высочайших норм информационной безопасности. Делаем это качественно и надежно».
Еще до начала пандемии генеральный директор компании «Бакка Софт» Иван Семчук не исключал вероятности введения ограничений и решил оперативно подготовить компанию к удаленной работе. Для IT-компании это был важный этап, поскольку каждого сотрудника нужно было обеспечить всем необходимым: оргтехникой, тестовыми устройствами, доступом к круглосуточному и бесперебойному интернету и так далее.
«Мы собрали информацию по всем сотрудникам: у кого какой интернет, хватает ли его скорости для качественной работы, есть ли оргтехника, столы, стулья и так далее. Тем, кому было необходимо, привезли стол, стул и компьютер из офиса. Некоторым сотрудникам приобрели дополнительное оборудование. Например, модем, специальное кресло или аккумулятор, позволяющий работать при перебоях сетевого питания».
Столь тщательная подготовка оказалась ненапрасной: к моменту объявления режима самоизоляции коллектив компании был не просто готов к удаленной работе как технически, так и морально, – он полностью на нее перешел.
В начале пандемии никто не мог предвидеть, как долго продлится режим самоизоляции. Учитывая сложность и дороговизну перевода разветвленных структур на удаленную работу, некоторые клиенты компании «Бакка Софт» решили переждать острую фазу и приостановили часть бизнес-процессов на несколько недель. Через время стало понятно, что режим самоизоляции может продлиться существенно дольше, чем ожидалось, и компании начали перестраиваться. В результате были отменены или отложены решения, приостановлены и перенесены проекты, связанные в том числе с плановой цифровизацией и мобилизацией этих компаний.
«В первые недели пандемии спрос сильно снизился. Кто-то отменил уже объявленные или запланированные тендеры, кто-то перенес их на лето или более поздний срок. С марта по июнь 2020 года мы работали с текущими проектами и заказчиками. В течение трех месяцев новых продаж фактически не было. Конечно, это вызывало беспокойство, потому что было непонятно, что будет дальше».
Иван Семчук отмечает, что его компания не должна была столкнуться с трудностями. IT-сфера развивается очень быстро и с каждым годом становится все более востребованной. Более того, массовый переход на удаленную работу в целом позитивно сказался на работе компании «Бакка Софт». С пандемией корпоративные клиенты намного быстрее стали внедрять решения, позволяющие сотрудникам многие задачи выполнять с мобильных телефонов. Однако все это будет иметь положительный эффект на развитие организации лишь в долгосрочной перспективе, а на тот момент большинство клиентов предпочли перенаправить бюджеты на другие нужды.
«Часть бюджетов компаний была перенаправлена на усиление безопасности, на закупку ноутбуков, то есть на базовые инфраструктурные вещи, обеспечивающие возможность удаленной работы. А оптимизация бизнес-процессов ушла на второй план».
Подробнее о том, как деятельность одних компаний влияет на деятельность других, читайте в сюжете «Принцип домино: почему сложно назвать наиболее пострадавшие отрасли».
Борьба с неопределенностью
В последние несколько лет в организации применяется система управления по целям. В рамках этого подхода стратегические цели компании трансформируются в личные цели руководителей и всех членов команды. Стратегические цели и планы действий разрабатываются в организации не единолично ее генеральным директором, а коллегиально. Иван Семчук рассказал, что в компании создана стратегическая команда, которая ежеквартально встречается для корректировки долгосрочных планов и более детальной проработки краткосрочных.
«Начало пандемии практически совпало с одной из сессий стратегического планирования. Мы обсуждали возможные варианты развития событий, решали, что будем делать в том или ином случае. Просчитывали несколько сценариев, начиная от самого негативного – если новых контрактов не будет, например, год, заканчивая более мягкими сценариями».
Лучший способ сориентироваться в ситуации неопределенности – просчитать все возможные варианты событий. Причем в компании «Бакка Софт» каждый из сценариев прописывался подробно. Стратегическая команда собиралась ежедневно в онлайн-режиме, отслеживала текущую ситуацию и принимала решение, по какому из сценариев двигаться дальше.
«Были причины предполагать, что во втором квартале 2020 года мы можем уйти в минус. Однако этого не произошло, хоть и оборот получился ниже того, что мы планировали. Мы закрыли год приблизительно на уровне 2019-го, но существенно увеличили прибыль, и это хороший результат с учетом всех обстоятельств».
Подход с просчетом разных вариантов событий применялся также Александрой Герасимовой, соосновательницей IT-компании FITMOST, и руководителями сети стоматологий «Фэнтези».
Также в компании сократили всевозможные издержки. С переводом команды на удаленную работу Иван Семчук принял решение отказаться от части офисного пространства в Москве. С арендодателем второго офиса, в Астрахани, были проведены переговоры. Это помогло снизить арендную плату в два раза на несколько месяцев пандемии. Также было решено отказаться от стационарных телефонов в офисе, а траты на корпоративную сотовую связь оптимизировать. Структура расходов была существенно изменена, но какие-то процессы потребовали дополнительных трат. Все изменения внедрялись с целью повышения эффективности внутренних бизнес-процессов.
«При этом мы увеличили некоторые затраты. Например, купили аккаунт Zoom и оплатили расширение возможностей другого корпоративного мессенджера. Эти меры помогли нам увеличить эффективность удаленного взаимодействия».
Также Иван Семчук провел переговоры с несколькими крупными клиентами. В результате удалось добиться сокращения сроков оплат по заказам.
«Стандартная отсрочка платежа в нашем бизнесе составляет порядка 30 дней, иногда доходит до 90 дней. Это, в принципе, норма. Мы обратились к некоторым крупным клиентам с просьбой сделать оплату быстрее, и они пошли навстречу. По работам, выполненным в первом квартале года, мы получили деньги уже в апреле, а не в мае, как это планировалось по контракту. Все эти действия дали нам возможность чувствовать себя увереннее».
Изменения в бизнес-процессах
Переход на удаленную работу и развитие онлайн-коммуникаций значимо повлияли на бизнес-процессы в компании «Бакка Софт». Иван Семчук отмечает, что до начала пандемии внутренние коммуникации были более персонализированы.
«У нас в компании принято правило открытых дверей. Когда мы работали из офиса, ко мне мог зайти любой сотрудник, поговорить, задать вопрос, получить поддержку, помощь и так далее. На удаленке этого канала взаимодействия не стало. Поэтому мы добавили несколько ежедневных коротких онлайн-встреч для менеджерского состава, где обсуждали, куда бежим, зачем бежим, кто что делает, какие приоритеты на сегодня».
Благодаря ежедневным онлайн-встречам коммуникационные процессы в компании выровнялись: все менеджеры проектов стали общаться с руководителем как минимум 15 минут в день. Ежедневная сверка задач и понимание того, что происходит в каждом из проектов, сплотили коллектив.
Большинство сотрудников компании продолжают работать из дома, хотя у них есть возможность посещать офис. Поэтому еще одно нововведение в компании касается реорганизации офисного пространства. Иван Семчук отмечает, что в офисе необходимы универсальные рабочие места, которые не будут принадлежать конкретным сотрудникам. Офис становится местом, куда люди в большей степени приезжают что-то обсудить и сгенерировать идеи, и в меньшей – выполнить индивидуальные задачи. Поэтому, возможно, компании придется в будущем увеличить количество переговорных зон.
«Мы провели несколько опросов сотрудников и выяснилось, что далеко не все хотят возвращаться в офис. Большая часть хочет работать в смешанном режиме: иметь возможность время от времени приезжать в офис, но не проводить там 100% рабочего времени. Например, один день в неделю работать в офисе, а четыре дня работать вне его. И мы сейчас как раз перестраиваем формат».
Развитие онлайн-коммуникаций повлияло и на некоторые внешние процессы. Раньше Иван Семчук назначал все встречи и переговоры с клиентами лично. С учетом времени на дорогу, за один день было возможно провести одну-две встречи. С началом пандемии онлайн-переговоры очень быстро стали нормой для большинства заказчиков. Это экономит время и позволяет проводить по семь-восемь встреч ежедневно. Безусловно, это существенно влияет на эффективность и развитие бизнеса.
«Действительно, ключевых контрагентов стало быстрее и проще поймать. Раньше с человеком нужно было договариваться о встрече за одну-две, а то и за три недели. Сейчас, как правило, получается назначить встречу за два-три дня, встретиться на 15 минут в Zoom и пойти дальше работать. Личных встреч остается не так много».
Изменения в кадровой политике
Иван Семчук отмечает, что с началом пандемии компания стала чаще информировать сотрудников об изменениях и нововведениях. Это помогло показать людям, что «Бакка Софт» предпринимает все возможное, чтобы оставаться успешной. По мнению руководителя организации, такая прозрачность помогает профилактировать тревогу в коллективе, выстраивать доверительные отношения с сотрудниками.
«Мы открыто обсуждали все вопросы, чтобы сотрудники понимали, что компания не собирается закрываться, а продолжает расти, развиваться и двигаться вперед. Что мы нацелены на максимальное сохранение коллектива и выполнение всех обязательств перед контрагентами».
За последние несколько месяцев кадровая политика организации существенно изменилась. До пандемии «Бакка Софт» регулярно устраивала стажировки для студентов и выпускников университетов. Молодые специалисты могли получить новые навыки и опыт, расти и развиваться в компании. Однако пандемия внесла свои коррективы. Иван Семчук понял, что выгоднее принимать на работу уже профессионально состоявшихся специалистов. В кризисной ситуации такой подход играет существенную роль: компания тратит меньше времени на обучение и развитие кадров. В будущем руководитель организации планирует вернуть в организацию обучение молодых специалистов, но в новом формате – как некий социально направленный проект.
«Мы вернемся к стажерской программе, но не прямо сейчас. Будем к этому относиться уже не как к кадровому резерву, не как к целевой программе, которую мы должны выполнить, чтобы нанять определенное число сотрудников, а как к некой социальной функции компании, которая должна вносить свой вклад в развитие IT-отрасли обучением и воспитанием новой смены профессионалов. Сейчас вся кадровая политика направлена на привлечение опытных специалистов, которые могут оперативно войти в проект, в тематику и быстро показать результаты».
Изменения в кадровой политике существенно повысили эффективность работы в компании.
Тренды в IT-отрасли
Иван Семчук рассказал о трендах, которые он наблюдает на IT-рынке.
- Формат работы сотрудников становится похож на фриланс. Растет спрос на опытных специалистов, которые могут быстро развить компетенции, необходимые компании. Срок работы в одной компании сокращается, и многие сотрудники стремятся к тому, чтобы работать в нескольких проектах одновременно. Отношение к работодателю меняется: специалисты начинают стремиться не столько к стабильности, сколько к получению разностороннего опыта при свободном графике работы.
«Сейчас мы говорим о том, что сотрудник работает в компании полтора-два года. Через три-пять лет мы, скорее всего, будем говорить, что, если человек работает в одной компании полгода – это уже хорошо. Отношение работников к работодателям меняется. Условно, сотрудник становится фрилансером, который занят проектной деятельностью. Сегодня он в одном проекте поработал, завтра – в другом. Он перестает быть привязанным к конкретному работодателю».
- Ускорение «мобилизации» и цифровизации компаний. Под «мобилизацией» понимается применение мобильных технологий для доступа к корпоративным системам и информационным ресурсам. Иван Семчук отмечает, что пандемия ускорила многие процессы, происходящие на рынке. В частности, актуализировался переход на использование мобильных устройств при обмене документами и построении внутренних коммуникаций. Эта тенденция помогла компании «Бакка Софт» завершить разработку нового продукта и предложить клиентам мобильное приложение системы электронного документооборота.
«Сейчас мы регистрируем в Российском реестре программного обеспечения продукт, с помощью которого можно внедрить мобильное использование электронного документооборота в компании всего за две недели. Продукт позволяет сотрудникам использовать телефон как безопасный и надежный инструмент для работы с документооборотом, включая функцию электронной подписи. Это одна из задач, которую мы за прошлый год смогли финализировать, сформировать из наработок полноценный продукт, который можно быстро внедрять и быстро начинать эксплуатировать».
Тенденция на ускорение всех процессов сказалась не только на сокращении сроков разработки конкретных продуктов компании, но и помогла ее руководителю прийти ко многим полезным выводам. В мире, в котором переговоры начали идти быстрее, ускорилась цифровизация и «мобилизация» бизнес-процессов, а уровень неопределенности существенно возрос, руководителям просто необходимо уметь быстро принимать решения.
«Я вообще не склонен затягивать с принятием решений, а неопределенность, вызванная пандемией, заставила делать это еще быстрее. Нужно учиться оперативно принимать решения. И если ошибся, тут же их менять. За этим будущее. Иногда бывает поздно принимать решения, но не нужно уходить в депрессию, нужно брать и делать. Надо прислушиваться к себе, обращать внимание на чувства, ощущения и, исходя из этого, принимать решения максимально быстро. Когда ты не понимаешь, куда идти, нужно просто делать свою работу хорошо и качественно, максимально выкладываться каждый день. И рано или поздно это даст эффект».
Несмотря на то что IT-услуги в последние годы особенно востребованы, первые месяцы пандемии ударили и по этой отрасли. IT-компании зачастую обслуживают средний и крупный бизнес. Поэтому их благополучие во многом зависит от того, как идут дела у клиентов. В начале пандемии у компании «Бакка Софт» не было новых заказов. Трудности были связаны с тем, что многим корпоративным клиентам потребовалось время, чтобы адаптироваться к новым условиям, организовать удаленную работу. Плановое развитие цифровизации компаний ушло на второй план, приоритетные направления затрат изменились. Удержаться на плаву «Бакка Софт» смогла благодаря оптимизации расходов и многих внутренних и внешних бизнес-процессов.
Просчитать самые разные варианты развития событий и действий организации в новых обстоятельствах – это один из способов ориентации в ситуации неопределенности. В компании «Бакка Софт» к этому процессу подошли очень серьезно. В первые месяцы пандемии компании помогло даже не краткосрочное планирование, а планирование на микросроки. Сотрудники ежедневно отслеживали проигрывание того или иного сценария.
Прозрачность решений и ежедневное общение с менеджерами проектов помогли руководителю компании «Бакка Софт» не только поддержать коллектив, но и сделать его более сплоченным. Во время работы в офисе дверь в кабинет директора была всегда открыта, однако это не гарантировало ежедневного и регулярного взаимодействия со всеми менеджерами. Во время пандемии в компании сформировалась культура делового онлайн-общения. И даже когда в компании «Бакка Софт» полностью перестроились на удаленную работу, отладили все процессы и пережили критические времена, формат ежедневной коммуникации сохранился.