Евгений Шаповал – о плюсах и минусах онлайн-мероприятий и будущем ивент-индустрии
Евгений Шаповал более 15 лет работает в ивент-индустрии, в настоящее время – управляющий партнер и директор компании ShapovalTeam, которая предлагает полный цикл организации мероприятий: от идеи до постпродакшена.
С началом пандемии ShapovalTeam потеряла нескольких клиентов. По словам Евгения Шаповала, его компания была востребована среди корпораций с собственными ивент-отделами. Таким заказчикам необходима помощь в крупных проектах. Однако из-за пандемии некоторые компании сократили бюджеты на проведение мероприятий и сместили фокус, например на пиар.
«Рынок рухнул. Никто не понимал, что делать. Весна – не сезон для ивентов. Если компания не занимается конференциями и медицинскими выставками, то, скорее всего, у нее не будет клиентов весной. В апреле мы потеряли уже подготовленные мероприятия и выигранные тендеры, в мае отменили два крупных события».
Евгений Шаповал уточняет, что пришлось отменять мероприятия, на подготовку к которым ушло несколько месяцев. По его словам, это сильно сказалось на моральном состоянии коллектива.
«Самая обидная история была летом, когда за три дня отменили мероприятие, которое мы готовили 2,5 месяца. Был случай, когда буквально за четыре часа было отменено девять мероприятий. Мы их вели, клиенты тоже готовились, но пришел указ – и пришлось все отменить. Выгорание происходит не тогда, когда мало работы, а когда нет отдачи от нее».
Однако сложная ситуация не стала ударом для бизнеса. Евгений Шаповал отмечает, что был готов к тому, что придется сокращать расходы и пересматривать направления деятельности компании. В целом работа в ивент-сфере предполагает, что в любой момент может случиться непредвиденное. Поэтому нужно всегда быть готовым к этому.
«Мы привыкли к так называемым форс-мажорам. Чаще всего мы просчитываем все варианты того, что может произойти. И четко знаем, что будем делать, если это произойдет. А когда можно предвидеть ситуацию и быстро найти выход, это не форс-мажор».
В кризис плюсом стало отсутствие офиса и связанных с ним затрат. Сотрудники компании предпочитают обсуждать рабочие вопросы в ходе очных встреч, например, в заведениях общепита или на площадках проведения мероприятий. Основную статью расходов составляют зарплаты, которые не были урезаны во время пандемии.
«Я провожу встречи в ресторанах и кафе. Лучше я буду угощать сотрудников, прекрасно проводить время, чем буду заставлять их приходить в офис, за который придется платить 60–80 тысяч рублей в месяц. Тем более встречи в офисе не приносят существенных рабочих результатов».
Коронакризис – не первый, который пришлось пережить компании. Так, кризис 2008 года стал для Евгения Шаповала уроком: тогда он был вынужден сократить более 80 сотрудников. С тех пор директор компании ShapovalTeam просчитывает все возможные риски и сохраняет финансовую подушку безопасности. Кроме того, сотрудники получают зарплату исходя из процента с выручки компании, что позволяет легче подстраиваться под меняющиеся условия.
«В 2008 году у меня было большое ивент-агентство в Санкт-Петербурге. Мы купили ресторан в сентябре, все деньги вложили в эту покупку, и вдруг случился кризис, все отменилось. Мы понимали, что нам нужно дожить до декабря, потому что этот месяц был заранее забит мероприятиями. Мне пришлось более 80 человек уволить до декабря, тех людей, которых я набирал и обучал в течение пяти лет».
Члены команды компании ShapovalTeam воспользовались пандемией, чтобы углубить знания в сфере ивентов. Они обращались к разным профессиональным командам, в основном к бывшим подрядчикам, и просили их поделиться нюансами собственной работы.
«Нам рассказывали про кейтеринг. Мы многое про него знали, долго работая в ивент-бизнесе, но хотели услышать мнение профессионалов. Они нам рассказывали, например, об актуальных трендах на рынке».
По словам Евгения Шаповала, во время режима самоизоляции его компания выпустила 10 информационных видеороликов, в которым клиентам предлагаются возможные варианты проведения мероприятий.
«Чтобы предлагать заказчикам интересные идеи, мы демонстрируем им наши информационные видео. Я смотрю на зарубежный опыт, мы можем смешать несколько зарубежных идей и сделать то, чего раньше никто не делал».
Во время пандемии компания начала подстраиваться под ограничения и устраивать мероприятия через Zoom. Евгений Шаповал отмечает, что у его команды и раньше был опыт проведения онлайн-мероприятий, однако в условиях самоизоляции такой формат стал популярнее.
«Первые с начала пандемии мероприятия проходили в онлайне. Мы выезжали на площадки и проводили прямые эфиры в Zoom, который стал сейчас очень популярен. Однако мы использовали Zoom при подготовке к мероприятиям еще четыре года назад».
По словам директора ShapovalTeam, основные преимущества онлайн-формата заключаются в экономии времени и денег: в отличие от очных мероприятий, к онлайн-ивентам можно подготовиться за более короткие сроки.
«Онлайн-мероприятия можно проводить быстрее: к ним не надо долго готовиться. Понятно, что все зависит от конкретного мероприятия и иногда нужно работать месяцами, чтобы сделать ивент в онлайне. Но это все равно быстрее, чем подготовка серьезного очного мероприятия».
Среди минусов онлайн-формата Евгений Шаповал выделяет невозможность личного общения. В онлайне нет тесного контакта между участниками мероприятия, поэтому нет и достаточной эмоциональной вовлеченности.
«Онлайн не дает нам почувствовать друг друга, пообщаться. Конечно, это можно сделать и в онлайне, но… Например, концерт можно посмотреть по телевизору, а можно прийти на стадион. Это совершенно разные эмоции».
Евгений Шаповал отмечает, что в ивент-индустрии будут набирать популярность гибридные формы проведения мероприятий, подразумевающие комбинацию онлайн- и офлайн-элементов. Это позволит расширить аудиторию: удобство онлайн-формата можно совместить с интерактивностью офлайна, благодаря чему можно будет поучаствовать в полноценном мероприятии, не выходя из дома.
«Гибридный формат даст возможность людям, которые не были приглашены или не смогли приехать на мероприятие, участвовать в нем. Пока что это не сильно развито, но, когда появится возможность проводить мероприятия в офлайне, я думаю, мы будем работать и в гибридном формате».
Важная особенность такого формата – возможность зрителя влиять на происходящее в онлайне. В отличие от обычной трансляции он может задавать вопросы спикерам и таким образом вовлекаться в процесс обсуждения.
«У нас будут выставки и форумы, которые будут параллельно проходить и в онлайне, и в офлайне. Гости, которые будут присутствовать онлайн, смогут не только смотреть трансляции, но и задавать вопросы, участвовать в конкурсах или в голосовании».
Такой способ проведения мероприятий помогает вовлекать больше участников в ивент, не увеличивая затрат организаторов. Таким образом, это выгодно как заказчикам мероприятия, так и его организаторам.
«Онлайн дает возможность расширять аудиторию. Если раньше мы делали мероприятие на три-пять тысяч человек, то сейчас у нас будет возможность подсоединить к ним еще 10–15 тысяч участников».
Евгений Шаповал отмечает, что необходимо учитывать и потенциальные сложности гибридного формата. Основная проблема заключается в том, что онлайн-зритель не может активно участвовать в мероприятии долго: он просто потеряет концентрацию. Поэтому необходимо вовлекать зрителей в ивент с помощью конкурсов, голосований и других активностей.
«Мало кто сидит больше часа перед экраном, если не становится участником процесса. Скажем, я могу слушать интересного онлайн-спикера 2,5 часа, но 5 часов – наверное, нет. При этом на офлайн-мероприятиях – запросто».
Гибридный формат проведения мероприятий – инструмент, который дает зрителю выбор уровня вовлечения в мероприятие. Например, если человек хочет послушать только одного или нескольких спикеров, он может выбрать онлайн-формат, сэкономив при этом время на дорогу. Если он стремится к личной коммуникации и налаживанию связей, то может посетить мероприятие очно.
Основная проблема такого подхода заключается в выборе подходящих инструментов для вовлечения онлайн-слушателей. Для того чтобы их участие было полноценным, необходимо прилагать дополнительные усилия. Несмотря на это, данный формат достаточно гибок: он может подстраиваться как под нужды слушателей, так и под нужды организаторов, а также совмещать сильные стороны онлайн- и офлайн-форматов.
Гибридные мероприятия – не единственный тренд на рынке ивента. Евгений Шаповал предполагает, что в ближайшем будущем все большее числолюдей будет переходить на фриланс.
Фрилансер (от английского freelancer) – работник, который не числится в штате компаний. Он реализует свои услуги на рынке удаленно, а его деятельность фокусируется на конкретных и узких задачах.
«В Америке еще в прошлом году статистика показывала, что треть работающего населения – фрилансеры. В России их было намного меньше – около 18%. Сейчас все изменилось. Во многих компаниях оценили эффективность удаленной работы. Я предполагаю, что в ближайшее время фриланс будет составлять 70% всей занятости».
Евгений Шаповал отмечает, что с началом пандемии многие приспособились к удаленной работе и научились нести ответственность за свои обязанности. При этом занятость на фрилансе позволяет работать на несколько компаний одновременно.
Компания ShapovalTeam активно привлекает фрилансеров к реализации проектов. В зависимости от конкретных задач подбираются специалисты с необходимыми навыками. При этом уверенность в профессионализме и доверие являются ключевыми критериями выбора сотрудника. По словам Евгения Шаповала, с началом пандемии многие профессионалы обратили внимание на фриланс, что привело к увеличению предложения на рынке труда.
«Под каждую задачу мы подбираем профессионалов. Хорошо, что сейчас есть такая возможность. Еще пять лет назад я не рискнул бы, потому что экспертов на фрилансе было намного меньше».
Схожий подход использовала Екатерина Панова – директор агентства маркетинговых коммуникаций Plan The Best.
Евгений Шаповал считает, что в будущем офисы потеряют свою актуальность, а смещение занятости в пользу фриланса затронет ивент-индустрию в первую очередь.
«Фриланс подойдет многим компаниям. В ивенте преобразования начнутся намного быстрее. Я смотрю на топ-10 ивент-компаний: в них остается максимум десяток сотрудников, которые набирают команды под нужды проектов».
В ближайшее время компания ShapovalTeam планирует проведение небольших мероприятий, которые тем не менее требуют большой ответственности.
«У нас количество небольших мероприятий увеличилось вдвое и ответственности стало больше. Но заработок, скорее всего, упадет – и по итогам года мы будем думать, что делать дальше».
Несмотря на трудности, команда ShapovalTeam продолжает работать ради интереса. Евгений Шаповал отмечает, что работа в ивент-индустрии дарит много новых впечатлений, поэтому приносит удовольствие.
«Я каждый день узнаю что-то новое. В любой кризис ивент-индустрия умирает первой, а восстанавливается последней, но мы остаемся работать в ней, потому что это интересно».
Пандемия коронавируса наложила значительные ограничения на работу ивент-индустрии. В таких условиях многие компании пересматривают свою деятельность: форматы, которые ранее считались подходящими только для офлайна, приобретают гибридные формы.
Компания ShapovalTeam успешно адаптировалась к изменяющимся условиям. Несмотря на потерю прибыли, команде удалось удержаться на плаву и даже развить новые компетенции. В данном случае финансовая подушка безопасности, готовность к кризисным ситуациям и внимание к трендам на рынке помогли сохранить бизнес.
Об опыте других компаний из ивент-индустрии читайте в интервью с Александром Садовым, генеральным директором компании Interactive Solutions Group, Анной Габер, руководителем агентства в сфере деловых мероприятий «Агентство ЭйДжи» и Игорем Лютенко, директором компании «PRO-интерактив».